Ethisches Geschäftsverhalten ist eine wichtige Grundlage der KWS Geschäftstätigkeit, auf der wir das internationale Compliance-System aufgebaut haben. Wir wollen damit erreichen, dass die Geschäftsethik der KWS nicht an Ländergrenzen endet und sich dort auch nicht verändert. Wir haben eine Compliance-Risiko-Analyse für alle Geschäftsbereiche und Regionen durchgeführt und das Compliance-System mit Regelungen etabliert, das für alle KWS Mitarbeiter international gilt.
Klare Verhaltensregeln, verankert im Code of Business Ethics (CBE)
Entscheidend für die Orientierung der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit ist der für alle KWS Gesellschaften geltende „Code of Business Ethics“ (CBE) mit hierauf aufbauenden spezifischen Richtlinien. In der „Internationalen Anti-Korruptionsrichtlinie der KWS Gruppe“ sind die Handlungsspielräume für Geschenke, Spenden, Einladungen und Reisen festgelegt. Die Einhaltung weiterer wichtiger Gesetze wie der Kartellgesetze und -verordnungen, des Datenschutzes sowie kapitalmarktrechtlicher Vorschriften zur Verhinderung von Insiderhandel sind in gesonderten Richtlinien geregelt. Verstöße gegen den CBE werden sanktioniert, worauf ausdrücklich hingewiesen wird.
Präventive Schulungen und Leadership
Der Schwerpunkt der Compliance-Arbeit ist auf Prävention ausgerichtet. In Schulungen, Informationsveranstaltungen und Workshops sowie über einen Compliance-Newsletter informiert der Chief Compliance Officer über das Compliance-System und dessen Prinzipien sowie über aktuelle Fragen und Entwicklungen. Den Mitarbeitern steht neben diesen Informationen auch ein breites Angebot von Hilfsmitteln zur Verfügung. In Checklisten, Merkblättern und anderen Ratgebern werden praktische Hinweise zur Umsetzung der Compliance-Regeln im Alltag gegeben. Alle Informationen und Verhaltensregeln sind auf einer Compliance Seite im KWS Intranet weltweit für alle Mitarbeiter zugänglich. Darüber hinaus ist jeder Vorgesetzte verpflichtet, die ihm zugeordneten Mitarbeiter über Compliance-Themen zu informieren und zu beraten und zur Einhaltung der Compliance-Regeln zu verpflichten.
Anzeige und Untersuchung möglicher Compliance-Fälle
Die Untersuchung von Compliance-Fällen wird nach den KWS Regelungen „Verfahren bei internen Compliance-Anzeigen“ durchgeführt. Diese Verfahrensregelungen, die allen Mitarbeitern zugänglich sind, besagen unter anderem folgendes: Für die Anzeige von Verdachtsfällen gilt das principle of open door, Informationen über Verdachtsfälle können a) an den Vorgesetzten oder b) direkt an den Chief Compliance Officer oder c) an die externe Compliance Reporting Plattform erfolgen, bei welcher auch anonyme Meldungen eingereicht werden können. Es werden ausnahmslos alle gemeldeten Verdachtsfälle untersucht, auch anonymen Hinweisen wird nachgegangen. Hinweisgebern entsteht kein Nachteil durch ihre Mitteilung, es sei denn, die Anzeige sei erkennbar missbräuchlich erfolgt. Der Hinweisgeber wird nach Abschluss der Untersuchung über das Ergebnis informiert, soweit keine rechtlichen Gründe oder berechtigte Interessen von Beteiligten dagegen sprechen oder sonstige Nachteile zu befürchten sind.
Sanktionen und Konsequenzen bei Verstößen
Bestätigen sich Verdachtsfälle, kommt das Sanktionensystem zur Anwendung. Es ist grundsätzlich für alle Arten von Compliance-Verstößen anwendbar und ist ebenfalls den Mitarbeitern zugänglich. Das Sanktionensystem beschreibt verschiedene Kriterien, nach denen sich die zu ergreifenden Maßnahmen richten, zum Beispiel Schwere der Verstöße, Maß der Pflichtwidrigkeit des Betreffenden, Funktionsebene, Verhalten nach der Tat – also Vertuschungsversuche oder Mitarbeit bei der Aufklärung – Folgen des Verstoßes wie drohender oder entstandener Schaden u. a. m. Die Spannweite der Sanktionen reicht dementsprechend von Ermahnungen und Kürzungen der Boni bis hin zur fristlosen Kündigung und Strafanzeigen.
Ansprechpartner und Anlaufstellen für Fragen zu Compliance
Zentrale Anlaufstelle für alle Fragen ist Group Compliance Office, welches alle Geschäftsbereiche der KWS Gruppe in Fragen zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Verhaltensregeln und bei der entsprechenden Kontrolle ihrer Einhaltung berät. Die Mitarbeiter des Group Compliance Office stehen dem Management und den Mitarbeitern im In- und Ausland als Ansprechpartner zur Verfügung. Darüber hinaus ist eine Compliance Reporting Plattform jederzeit erreichbar.
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