Med denna sekretesspolicy informerar vi, KWS Scandinavia A/S, Lysholt Allé 10, 7100 Vejle, Danmark (nedan ”KWS”, ”vi”, eller ”oss”), dig om vilka uppgifter som kommer att behandlas i samband med din ansökningsprocess och vilka rättigheter du har i detta avseende.
1. Vilka personuppgifter behandlar vi i samband med din ansökningsprocess?
Vi kan behandla samtliga av följande personuppgifter för tillämpliga fall. Av följande uppgifter från sökande kommer inte alla att behandlas.
- Kontaktinformation, inklusive namn, personlig postadress, telefonnummer och personlig e-postadress
- Nationalitet, födelseort och födelsedatum
- Uppgifter om din utbildning, dina kvalifikationer och din yrkesmässiga utveckling
- Uppgifter avseende fortlöpande utbildningsaktiviteter och ytterligare kvalifikationer
- Löneförväntningar, uppsägningstid, betyg, referenser, rekommendationer, arbetstillstånd, funktionsnedsättning, språkkunskaper
2. I vilket syfte behandlar vi dina uppgifter?
(a) Vi behandlar dina personuppgifter som vi får från dig i samband med hantering av din ansökan till en särskild ledig tjänst eller en spontanansökan, för att genomföra ansökningsprocessen och för att besluta om att upprätta ett anställningsförhållande.
(b) Under vissa omständigheter kan vi även behandla dina personuppgifter på grundval av ett intyg om samtycke som du har lämnat. Syftet med behandlingen grundas på innehållet i respektive samtyckesintyg. Detta kan exempelvis gälla i följande fall:
- Din ansökan ledde inte till anställning på vårt företag. Men din profil kan emellertid vara intressant för framtida lediga tjänster, till exempel en jämförbar befattning inom vårt företag eller något annat KWS-företag, och vi har lagt till dig i vår koncernövergripande grupp av sökande.
(c) Under vissa omständigheter kan vi även behandla dina personuppgifter för att uppfylla lagstadgade skyldigheter enligt handels-, skatte-, finansiell- eller straffrättslig lagstiftning. Syftet med behandlingen grundas på de särskilda rättsliga skyldigheterna. Bearbetning utförs i allmänhet i enlighet med officiella krav på tillsyn och utlämnande av uppgifter.
(d) Vid behov kan vi även behandla dina personuppgifter för att skydda våra legitima intressen. Vi kommer endast att behandla dina personuppgifter om vi, efter att ha beaktat våra intressen för behandlingen gentemot dina potentiellt motstridiga intressen och grundläggande rättigheter och friheter, finner att våra intressen har företräde. Detta kan gälla i följande fall:
- Försvar mot anförda rättsliga anspråk utifrån ansökningsprocessen. Till exempel om vårt legitima intresse hänförs till bevisbördan vid rättegångsförfaranden i enlighet med den allmänna lagen om likabehandling (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, AGG).
3. På vilken rättslig grund behandlar vi dina uppgifter?
(a) Dina personuppgifter, som vi behandlar för att genomföra ansökningsprocessen och för att besluta om huruvida ett anställningsförhållande ska upprättas, behandlas på grundval av artikel 6.1 b i den allmänna dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR).
Uppgifter om dig som kan utgöra särskilda kategorier av personuppgifter i enlighet med betydelsen i artikel 9.1 i GDPR behandlas endast av oss på grundval av artikel 9.2 i GDPR, dvs. när den avsedda behandlingen är legitim enligt lag.
(b) I fall där din ansökan inte har lett till någon anställning på vårt företag, men din profil kan vara av intresse för en jämförbar befattning inom vårt företag eller inom något annat KWS-företag, och vi har lagt till dig i vår koncernövergripande grupp av sökande, behandlar vi dina personuppgifter på grundval ett intyg om samtycke som du har lämnat till oss. I detta avseende behandlas uppgifter på grundval av artikel 6.1 a i GDPR.
Om vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter med ditt samtycke, görs detta på grundval av artikel 9.2 i GDPR.
Du kan återkalla ditt samtycke när som helst. Observera dock att återkallelsen endast gäller för framtiden, vilket innebär att lagenligheten för den personuppgiftsbehandling som har utförts fram till tidpunkten för återkallelsen av ditt samtycke inte påverkas av återkallelsen.
(c) Om vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla lagliga skyldigheter, behandlas uppgifter i detta avseende på grundval av artikel 6.1 c i GDPR.
Om vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter för att uppfylla lagstadgade skyldigheter görs detta på grundval av artikel 9.2 i GDPR.
(d) Om vi behandlar dina personuppgifter för att skydda våra legitima intressen behandlas uppgifter i detta avseende på grundval av artikel 6.1 f i GDPR. I detta fall ligger våra legitima intressen i att uppfylla de syften som anges under avsnitt 2 (d).
4. Har dina personuppgifter även samlats in av tredje parter?
Vi behandlar huvudsakligen de personuppgifter som vi får direkt från dig. I vissa situationer får vi även dina personuppgifter från tredje parter. Det sker exempelvis i följande fall:
- Vi får dina ansökningsuppgifter från andra KWS-företag om dina ansökningsdokument lades till i gruppen av sökande.
- Vi får dina ansökningsuppgifter via en rekryteringsbyrå.
- Vi får dina ansökningsuppgifter som rekommendation från en medarbetare inom KWS.
- Vi får dina ansökningsuppgifter från ett socialt nätverk eller en jobbportal där du är registrerad och ingår i en grupp av sökande.
Vid behov kommer vi att ge dig en detaljerad redogörelse om detta separat.
5. Vidarebefordrar vi dina uppgifter till tredje parter? Vilka är mottagarna, och bor de i tredje land?
Om du har lämnat ditt samtycke, eller om någon annan rättslig grund inverkar, kommer vi att vidarebefordra dina ansökningsuppgifter till andra KWS-företag.
Vi arbetar med företagets interna och externa tjänsteleverantörer (s.k. personuppgiftsbiträden), såsom tjänsteleverantörer för IT-underhåll. Dessa tjänsteleverantörer kan endast handla i enlighet med våra instruktioner och är kontraktsenligt bundna att följa tillämpliga dataskyddskrav.
I den mån detta är lagenligt tillåtet och nödvändigt för att följa tillämplig lag, eller för att anföra, driva eller försvara rättsliga anspråk, vidarebefordrar vi dina personuppgifter till domstolar, myndigheter och advokatbyråer.
Mottagarna som beskrivs i detta avsnitt 5 kan vara belägna i länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”tredje land”) där tillämpliga lagar inte ger samma dataskyddsnivå som i ditt hemland. I så fall, om vi överför dina personuppgifter till mottagare utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, kommer vi att säkerställa en lämplig skyddsnivå för dina personuppgifter, såvida detta inte är förenligt med ett lagstadgat tillstånd. Kontakta personuppgiftsansvarige via kontaktuppgifterna nedan om du vill få en kopia av de säkerhetsåtgärder som vi tillämpar när det gäller export av dina personuppgifter.
6. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
KWS lagrar endast sina sökandes uppgifter så länge det behövs för att uppfylla de angivna ändamålen (se avsnitt 2). Uppgifter som inte längre behövs eller som KWS inte längre får lagra blir antingen oåterkalleligen anonymiserade eller raderade. Om uppgifterna anonymiseras kan KWS spara uppgifterna under en längre period eftersom alla uppgifter som kan härledas till en individ har tagits bort.
Om din ansökan inte leder till anställning kommer vi att radera dina ansökningsdokument inom sex månader efter att ansökningsprocessen har avslutats, såvida du inte har gett oss samtycke till att lägga till dina uppgifter i vår grupp av sökande. I detta fall kommer vi att radera dina uppgifter inom två år.
Om ett anställningsförhållande upprättas mellan dig och oss raderar vi inte uppgifterna från din ansökningsprocess, utan inkluderar istället uppgifterna i din personalakt i den mån det är nödvändigt. Vi behandlar sedan dessa uppgifter i syfte att fullgöra anställningsavtalet.
7. Vilka rättigheter har du?
Inom ramen för tillämpliga juridiska bestämmelser har du vissa rättigheter relaterade till dina personuppgifter. Observera att det finns vissa undantag för utövandet av dessa rättigheter och du därför inte kan utöva dem i alla situationer.
- Information: Du har rätt att få information om alla personuppgifter som KWS lagrar om dig.
- Ändring: Du kan kräva att vi ändrar felaktiga personuppgifter.
- Radering: Du kan be oss att radera personuppgifter under vissa omständigheter. Vi kommer då att vidta lämpliga åtgärder för att informera andra personuppgiftsvariga som behandlar de uppgifter som du har begärt radering av när det gäller länkar till dina uppgifter, kopior av dina uppgifter och duplikat av dina uppgifter.
- Återkallande av samtycke: Du kan återkalla det samtycke till personuppgiftsbehandling som du har gett oss, och förhindra vidare behandling om det inte finns någon annan anledning till att KWS kan eller måste behandla dina personuppgifter.
- Begränsning: I vissa fall kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
- Dataportabilitet: Om du har gett oss uppgifter i form av ett avtal eller samtycke kan du begära att få ut de uppgifter du lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format eller att vi överför dem till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att göra invändningar
Fallbaserad rätt att göra invändningar
Av skäl som härrör från din unika situation har du rätt att när som helst göra invändningar mot den behandling av dina personuppgifter som grundar sig på berättigade intressen. Personuppgifter kommer i sådant fall inte längre att behandlas för dessa syften, såvida vi inte kan påvisa tvingande rättsliga grunder för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller för att anföra, driva eller försvara rättsliga anspråk.
För att anföra rättigheterna ovan, kontakta oss med hjälp av kontaktinformationen som tillhandahållits.
- Lämna in klagomål: Du kan lämna in ett klagomål om vår behandling till en dataskyddsmyndighet.
8. Kontaktinformation
Ansvarig för behandlingen av personuppgifterna är:
KWS Scandinavia A/S
Lysholt Allé 10
7100 Vejle
Danmark
E-post: dataskydd.se@kws.com
Vejle, Oktober 2020