Vi, KWS Scandinavia A/S, Lysholt Allé 3, 7100 Vejle, Danmark (herefter benævnt ”KWS”, ”vi” eller ”os”) tager beskyttelsen af personoplysninger meget alvorligt. KWS distribuerer generelt ikke sine produkter direkte til landmænd (vores ”Kunder”), men distribuerer produkter til virksomheder, som fx grossister, salgspartnere, forhandlere, leverandører og andre partnere (samlet betegnet ”Forretningspartnere”). Derfor indsamler og behandler KWS kun et begrænset antal personoplysninger om sine kunder. Oplysninger relateret til forretningspartnere betragtes generelt ikke som personoplysninger. Dog behandler KWS faglige oplysninger og kontaktoplysninger om medarbejdere samt andre kontaktpersoner hos kunder og forretningspartnere. Denne meddelelse om privatlivets fred angiver, hvordan og til hvilke formål KWS behandler personoplysninger relateret til kunder samt forretningspartnere og deres kontaktpersoner.
KWS beskytter sådanne personoplysninger og behandler dem kun i overensstemmelse med de gældende love om beskyttelse af personoplysninger og datasikkerhed.
1. På hvilket retsgrundlag behandler KWS dine personoplysninger?
Vi sikrer, at personoplysninger udelukkende behandles på en passende måde. Behandlingen af personoplysninger skal være berettiget i overensstemmelse med EU’s databeskyttelseslovgivning i henhold til mindst et af en række juridiske ”grundlag”, og vi angiver disse grundlag til enhver behandling i denne meddelelse om privatlivets fred.
Herunder kan du se de retsgrundlag, der berettiger behandlingen af dine oplysninger:
- Samtykke: Når du har givet os samtykke til at behandle dine oplysninger (du har modtaget en samtykkeerklæring vedrørende en sådan behandling). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage med fremtidig virkning.
- Kontraktudførelse: Når dine oplysninger er nødvendige for indgåelsen eller opfyldelsen af vores kontrakt indgået med dig.
- Juridisk forpligtelse: Hvis vi behandler dine oplysninger for at opfylde vores juridiske forpligtelser.
- Legitim interesse: Hvis vi har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger, og vores legitime interesse i at behandle tilsidesætter eventuel tilsidesættelse af dine databeskyttelsesrettigheder.
2. Hvorfor og til hvilke formål behandler KWS dine oplysninger?
2.1. Oplysninger om kunder og deres kontaktpersoner
Som en del af vores samarbejde med vores kunder behandler KWS personoplysninger til følgende formål:
- Kommunikation med kunder om produkter, tjenester og projekter, fx til at behandle kundehenvendelser.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, lovbestemt forpligtelse, legitime interesser (til markedsføring af vores produkter og tjenester), samtykke. - Planlægning, eksekvering og administration af det (kontraktmæssige) forretningsforhold mellem KWS og kunden, fx behandling af bestillinger af produkter og tjenester, indsamling af betalinger til regnskabsførelse, fakturering, inddrivelse af gæld og udførelse af leveringer.Retsgrundlag: Kontraktudførelse, juridisk forpligtelse, legitime interesser (håndtering af forretningsforhold).
- Udføre kundeundersøgelser, markedsføringskampagner, markedsanalyser, konkurrencer og lignende aktiviteter og events.
Retsgrundlag: Legitime interesser (markedsføring af vores produkter og tjenester), samtykke. - Opfyldelse af juridiske forpligtelser (fx skatte- og handelsret) samt KWS’ retningslinjer og branchestandarder.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, juridisk forpligtelse, legitime interesser (overholdelse af loven og undgåelse af overholdelseskrænkelser). - Bilæggelse af juridiske tvister, håndhævelse af eksisterende kontrakter og hævdelse af krav, udøvelse og forsvar af juridiske krav.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, juridisk forpligtelse, legitime interesser (forsvar af vores juridiske interesser).
2.2. Oplysninger om forretningspartnere og deres kontaktpersoner
Som del af samarbejdet med vores forretningspartnere behandler KWS personoplysninger til følgende formål:
- Kommunikation med forretningspartnere om produkter, tjenester og projekter, fx til behandling af forespørgsler fra vores forretningspartnere.
Juridisk grundlag: Udførelse af kontrakt, juridisk forpligtelse, legitime interesser (til markedsføring af vores produkter og tjenester), samtykke (til enhver elektronisk markedsføring via e-mail eller telefon). - Planlægning, eksekvering og administration af det (kontraktmæssige) forretningsforhold mellem KWS og forretningspartneren, fx behandling af bestillinger af produkter og tjenester, indsamling af betalinger til regnskabsførelse, fakturering, inddrivelse af gæld og udførelse af leveringer.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, juridisk forpligtelse, legitime interesser (håndtering af forretningsforhold). - Udføre undersøgelser for vores forretningspartnere, markedsføringskampagner, markedsanalyser, lotterier og lignende aktiviteter og events.
Retsgrundlag: Legitime interesser (markedsføring af vores produkter og tjenester), samtykke. - Opfyldelse af juridiske forpligtelser (fx skatte- og handelsret) samt KWS’ retningslinjer og branchestandarder.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, lovbestemt forpligtelse, legitime interesser (overholdelse af loven og undgåelse af overholdelseskrænkelser). - Bilæggelse af juridiske tvister, håndhævelse af eksisterende kontrakter og hævdelse af krav, udøvelse og forsvar af juridiske krav.
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, juridisk forpligtelse, legitime interesser (forsvar af vores juridiske interesser). - Administration af frøproduktion og planteavl udført af landmænd/kontrahenter ansat via en aftale (fx til at muliggøre højeffektive feltarbejdsprocesser og understøtte dataanalyse og integration udført af KWS).
Retsgrundlag: Kontraktudførelse, legitim interesse (for at sikre høj frøkvalitet og optimere processerne for frøproduktion).
3. Hvilke typer personoplysninger kan KWS indsamle om kunder, forretningspartnere og kontaktpersoner?
KWS behandler følgende typer personoplysninger, hvis ovennævnte kriterier er opfyldt:
3.1. Oplysninger om kunder og deres kontaktpersoner
- Kontaktoplysninger, som fx for- og efternavn, adresse, telefonnummer, mobiltelefonnummer, fødselsdato (hvis frivilligt oplyst til os), faxnummer og e-mailadresse.
- Betalingsoplysninger, som fx oplysninger om behandling af betalingstransaktioner.
- Yderligere oplysninger, der skal behandles inden for omfanget af et kundeprojekt eller opfyldelse af en kontraktmæssig aftale indgået med KWS, eller som frivilligt tilvejebringes af vores kunder, såsom afgivne ordrer, forespørgsler eller projektoplysninger.
- Forretningsoplysninger, som fx dyrkningsareal, sygdomme og jordforhold, antal og type af anvendte produkter fra KWS og konkurryenter, loyalitetsværdier.
- Historik over interaktion mellem kunden og KWS, som fx deltagelse i KWS-events, postforsendelser, interaktion med KWS-agenter og/eller freelancere.
3.2. Oplysninger om forretningspartnere og deres kontaktpersoner
- Kontaktoplysninger, som fx for- og efternavn, virksomhedsadresse, -telefonnummer, -mobilnummer, -faxnummer og -e-mailadresse.
- Betalingsoplysninger, som fx oplysninger om behandling af betalingstransaktioner eller forebyggelse af svindel, herunder kreditkortoplysninger og sikkerhedsnumre.
- Yderligere oplysninger, der skal behandles inden for omfanget af et projekt eller opfyldelse af en kontraktmæssig aftale indgået med KWS, eller som frivilligt tilvejebringes af vores kontaktpersoner, såsom afgivne ordrer, forespørgsler eller projektoplysninger.
- Oplysninger indhentet fra offentligt tilgængelige kilder, informationsdatabaser eller kreditbureauer.
- Efter behov inden for omfanget af overholdelsesscreeninger: Oplysninger om relevante juridiske tvister og andre juridiske tvister med forretningspartnere.
- Til administration af frøproduktion og planteavl udført af landmænd/kontrahenter ansat via en aftale, er følgende oplysninger også relevante: Feltdata som drone- og satellitbilleder, miljødata (fx vejr- og jorddata), frøtællinger og maskindata samt feltdatamålinger, digitale feltplaner, feltgrænser og historikker.
4. Hvordan indsamler vi dine personoplysninger?
4.1. Oplysninger om kunder og deres kontaktpersoner
Som regel modtager vi dine personoplysninger fra dig. Vi kan dog også modtage data fra vores samarbejdspartnere, leverandører, freelancere eller datamæglere.
4.2. Oplysninger om forretningspartnere og deres kontaktpersoner
Vi kan også indsamle personoplysninger fra dig eller tredjeparter, som fx vores forretningspartnere, kredit- og anti-svindelbureauer, screeningslister over sanktioner og politisk eksponerede personer samt offentlige registre.
5. Hvem er modtagerne, og bor de i tredjelande?
KWS videregiver personoplysninger til KWS-datterselskaber eller andre private organer, men kun hvis dette er nødvendigt for at opfylde et eller flere af de førnævnte formål.
KWS videresender personoplysninger til domstole, myndigheder og advokatfirmaer, så vidt det er tilladt ved lov og nødvendigt for at overholde gældende lov eller for at hævde, udøve eller forsvare retskrav.
KWS samarbejder med interne og eksterne tjenesteudbydere (databehandlere), såsom tjenesteudbydere af IT-vedligeholdelsestjenester. Disse tjenesteudbydere må kun handle i overensstemmelse med KWS’ anvisninger og er kontraktmæssigt forpligtede til at overholde de gældende databeskyttelseskrav.
Modtagerne, der er beskrevet i dette afsnit 5, kan være beliggende i lande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”Tredjelande”), hvor gældende lov ikke yder samme databeskyttelsesniveau. I dette tilfælde vil vi, hvis vi overfører dine personoplysninger til modtagere uden for EØS, sikre et passende beskyttelsesniveau for dine personoplysninger, medmindre dette er i overensstemmelse med en lovbestemt tilladelse. Du bedes kontakte den dataansvarlige via kontaktoplysningerne angivet nedenfor, hvis du ønsker at modtage en kopi af de garantier, som vi bruger med hensyn til eksport af dine personoplysninger.
6. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Hvis KWS ikke har specificeret opbevaringsperioden i forbindelse med indsamling af oplysningerne (fx i en samtykkeerklæring), vil dine personoplysninger blive slettet, når opbevaring deraf ikke længere er påkrævet for at opfylde formålet med opbevaringen ‒ medmindre lovbestemte opbevaringsforpligtelser (fx i henhold til handels- eller skatteret) kræver længere opbevaring.
7. Hvilke rettigheder har du?
I forbindelse med de gældende lovbestemmelser har du visse rettigheder med hensyn til dine personoplysninger. Bemærk, at der er visse undtagelser til udøvelsen af disse rettigheder, og du kan derfor ikke udøve dem i alle tilfælde.
- Oplysninger: Du har ret til at indhente oplysninger om alle personoplysninger, der opbevares af KWS om dig.
- Berigtigelse: Du kan kræve, at vi ændrer forkerte personoplysninger.
- Sletning: Du kan bede os om at slette personoplysninger under visse omstændigheder, og vi træffer passende foranstaltninger til at informere andre dataansvarlige, som behandler oplysningerne, om at du har anmodet om sletning af links til dine oplysninger og kopier af dine oplysninger.
- Tilbagetrækning af samtykke: Du kan tilbagetrække dit samtykke til databehandlingen, som du har givet os, og forhindre yderligere behandling, hvis der ikke er andre årsager til, at KWS kan eller skal behandle dine personoplysninger.
- Begrænsning: I visse tilfælde kan du anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine oplysninger.
- Portabilitet: Hvis du har tilvejebragt oplysninger til os på baggrund af en kontrakt eller et samtykke, kan du anmode om modtagelse af oplysningerne, der blev tilvejebragt af dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, eller om at vi sender dem til en anden dataansvarlig.
Ret til at gøre indsigelse
Sagsbaseret ret til at gøre indsigelse
Af årsager, der opstår pga. din unikke situation, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, der er baseret på begrundede interesser. Dette gælder også for profilering baseret på disse bestemmelser. Disse personoplysninger vil derefter ikke længere blive behandlet til disse formål, medmindre tvingende legitime årsager til behandlingen påvises, der tilsidesætter dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen har til formål at hævde, udøve eller forsvare retskrav.
Ret til at gøre indsigelse mod behandling af oplysninger til direkte annonceringsformål
I individuelle tilfælde behandles dine oplysninger med henblik på at udføre direkte annoncering. Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger med henblik på en sådan annoncering. Dette gælder også for profilering, i det omfang den er forbundet med en sådan direkte annoncering. Hvis du gør indsigelse mod behandlingen til direkte annonceringsformål, vil dine personoplysninger ikke længere blive behandlet til disse formål.
For at udøve ovenstående rettigheder bedes du kontakte os ved hjælp af de angivne kontaktoplysninger.
- Indsend en klage: Du kan indsende en klage om vores behandling til en databeskyttelsesmyndighed.
8. Kontaktoplysninger
Den dataansvarlige for databehandlingen er:
KWS Scandinavia A/S
Lysholt Allé 3
7100 Vejle
Danmark
Telefon: +45 5484 3211
E-mail: databeskyttelse.dk@kws.com
Vejle, Januar 2021