Med denne databeskyttelsespolitik, informerer vi, KWS Scandinavia A/S, Lysholt Allé 3, 7100 Vejle (herefter benævnt ”KWS”, ”vi” eller ”os”) dig om, hvilke oplysninger, der behandles i forbindelse med din ansøgningsproces, og hvilke rettigheder du har i denne henseende.
1. Hvilke personoplysninger behandler vi i forbindelse med din ansøgningsproces?
Vi kan behandle enhver af følgende personoplysninger i en given sag. Ikke alle de følgende oplysninger fra alle ansøgere vil blive behandlet.
- Kontaktoplysninger, herunder navn, personlig postadresse, telefonnummer/telefonnumre og personlig e-mailadresse
- Nationalitet, fødested og fødselsdato
- Oplysninger vedrørende din uddannelse, dine kvalifikationer og faglige udvikling
- Oplysninger vedrørende eventuelle videregående uddannelsesaktiviteter og yderligere kvalifikationer
- Lønforventninger, opsigelsesperioder, certifikater, referencer, anbefalinger, arbejdstilladelse, handicap, sprogfærdigheder
2. Til hvilket formål behandler vi dine oplysninger?
(a) Vi behandler dine personoplysninger, som vi modtager fra dig, for at behandle din ansøgning om en specifik stilling eller som en uopfordret ansøgning, for at udføre ansøgningsprocessen og for at beslutte, hvorvidt et ansættelsesforhold skal oprettes.
(b) Under visse omstændigheder kan vi også behandle dine personoplysninger på grundlag af en samtykkeerklæring tilvejebragt af dig. Formålet med behandling er baseret på indholdet af den respektive samtykkeerklæring. Dette kan f.eks. gælde i følgende tilfælde:
- Din ansøgning resulterede ikke i ansættelse hos vores virksomhed. Din profil kan dog være af interesse i forbindelse med fremtidige, tilsvarende ledige stillinger hos vores virksomhed eller et andet KWS-selskab, og vi har føjet dig til vores interne koncernansøgerpulje.
(c) Under visse omstændigheder kan vi også behandle dine personoplysninger for at overholde lovbestemte forpligtelser i henhold til handels-, skatte-, finans- eller straffelov. Formålet med behandling er baseret på den respektive juridiske forpligtelse. Behandling udføres generelt for at overholde officielle overvågnings- og oplysningskrav.
(d) Hvis nødvendigt, kan vi også behandle dine personoplysninger for at beskytte vores legitime interesser. Vi behandler kun dine personoplysninger, hvis vi, efter at have taget hensyn til vores interesser i behandling i forhold til dine potentielt modstridende interesser og grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, konstaterer, at vores interesser har forrang. Dette kan finde anvendelse i følgende tilfælde:
- Forsvar mod fremsatte retskrav i forbindelse med ansøgningsprocessen. Vores legitime interesse ligger for eksempel i bevisbyrden i retssager i overensstemmelse med den generelle lov om ligebehandling (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, AGG).
3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine oplysninger?
(a) Dine personoplysninger, som vi behandler for at udføre ansøgningsprocessen og for at beslutte, hvorvidt et ansættelsesforhold skal oprettes, behandles på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra b) i den generelle forordning om databeskyttelse.
Oplysninger om dig, der kan udgøre særlige kategorier af personoplysninger inden for betydningen af artikel 9, stk. 1 i den generelle forordning om databeskyttelse, behandles kun af os på grundlag af artikel 9, stk. 2 i den generelle forordning om databeskyttelse, dvs. når den tilsigtede behandling er gjort legitim ved lov.
(b) I tilfælde, hvor din ansøgning ikke har resulteret i ansættelse hos vores virksomhed, men din profil kan være af interesse for en tilsvarende stilling hos vores virksomhed eller et andet KWS-selskab, og vi har føjet dig til vores interne koncernansøgerpulje, behandler vi dine personoplysninger på grundlag af en samtykkeerklæring tilvejebragt af dig. I denne henseende behandles oplysninger baseret på artikel 6, stk. 1, litra a) i den generelle forordning om databeskyttelse.
Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger baseret på dit samtykke, sker dette baseret på artikel 9, stk. 2 i den generelle forordning om databeskyttelse.
Du kan trække dit samtykke tilbage til enhver tid. Bemærk dog, at denne tilbagetrækning kun gælder fremadrettet, hvilket betyder, at lovligheden af den databehandling, der udføres op til tidspunktet for tilbagetrækningen, der er baseret på dit samtykke, ikke påvirkes af tilbagetrækningen.
(c) Hvis vi behandler dine personoplysninger for at overholde juridiske forpligtelser, behandles oplysninger i denne henseende baseret på artikel 6, stk. 1, litra c) i den generelle forordning om databeskyttelse.
Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger for at overholde lovbestemte forpligtelser, gøres dette baseret på artikel 9, stk. 2 i den generelle forordning om databeskyttelse.
(d) Hvis vi behandler dine personoplysninger for at beskytte vores legitime interesser, behandles oplysninger i denne henseende baseret på artikel 6, stk. 1, litra f) i den generelle forordning om databeskyttelse. I dette tilfælde ligger vores legitime interesser i at forfølge de formål, der er angivet i afsnit 2 (d).
4. Indsamles dine personoplysninger også af tredjeparter?
Vi behandler primært de personoplysninger, som vi modtager direkte fra dig. I visse situationer indsamler vi også dine personoplysninger fra tredjeparter. Dette gøres f.eks. i følgende tilfælde:
- Vi modtager dine ansøgeroplysninger fra andre KWS-selskaber, hvis dine ansøgningsdokumenter blev føjet til ansøgerpuljen.
- Vi modtager dine ansøgeroplysninger via et rekrutteringsbureau.
- Vi modtager dine ansøgeroplysnnger fra en KWS-medarbejder som en anbefaling.
- Vi modtager dine ansøgeroplysninger fra et socialt netværk eller en jobportal, hvor du er registreret som del af en ansøgerpulje.
Hvis nødvendigt, informerer vi dig særskilt herom med nærmere oplysninger.
5. Videresender vi dine oplysninger til tredjeparter? Hvem er modtagerne, og bor de i tredjelande?
Hvis du har givet samtykke, eller hvis et andet retsgrundlag finder anvendelse, videresender vi dine ansøgeroplysninger til andre KWS-selskaber.
Vi samarbejder med virksomhedens interne og eksterne tjenesteudbydere (benævnt databehandlere), såsom tjenesteudbydere af IT-vedligeholdelsestjenester. Disse tjenesteudbydere må kun handle i overensstemmelse med vores anvisninger og er kontraktmæssigt forpligtede til at overholde de gældende databeskyttelseskrav.
Så vidt det er tilladt ved lov og nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, eller for at hævde, udøve eller forsvare retskrav, videresender vi dine personoplysninger til domstole, myndigheder og advokatfirmaer.
Modtagerne, der er beskrevet i dette afsnit 5, kan være beliggende i lande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”tredjelande”), hvor gældende lovgivning ikke yder samme databeskyttelsesniveau. I dette tilfælde vil vi, hvis vi overfører dine personoplysninger til modtagere uden for EØS, sikre et passende beskyttelsesniveau for dine personoplysninger, medmindre dette er i overensstemmelse med en lovbestemt tilladelse. Du bedes kontakte den dataansvarlige via kontaktoplysningerne angivet nedenfor, hvis du ønsker at modtage en kopi af de garantier, som vi bruger med hensyn til eksport af dine personoplysninger.
6. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
KWS opbevarer kun sine ansøgeres oplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde de givne formål (se afsnit 2). Oplysninger, der ikke længere er nødvendige, eller som KWS ikke længere har tilladelse til at opbevare, bliver enten uigenkaldeligt anonymiseret eller slettet. I tilfælde af, at oplysninger anonymiseres, kan KWS gemme oplysningerne i en længere periode, fordi alle personlige referencer er blevet fjernet.
Hvis din ansøgning ikke resulterer i ansættelse, sletter vi senest dine ansøgningsdokumenter inden for seks måneder efter gennemførelse af ansøgningsprocessen, medmindre du har givet os samtykke til at føje dine oplysninger til vores ansøgerpulje. I så fald sletter vi dine oplysninger inden for to år.
Hvis der oprettes et ansættelsesforhold mellem dig og os, sletter vi ikke oplysningerne fra din ansøgningsproces, men medtager i stedet oplysningerne i din personalemappe så vidt dette er nødvendigt. Vi behandler derefter disse oplysninger med henblik på at implementere ansættelsesforholdet.
7. Hvilke rettigheder har du?
I forbindelse med de gældende lovbestemmelser har du visse rettigheder med hensyn til dine personoplysninger. Bemærk, at der er visse undtagelser til udøvelsen af disse rettigheder, og du kan derfor ikke udøve dem i alle tilfælde.
- Oplysninger: Du har ret til at indhente oplysninger om alle personoplysninger, der opbevares af KWS om dig.
- Berigtigelse: Du kan kræve, at vi ændrer forkerte personoplysninger.
- Sletning: Du kan bede os om at slette personoplysninger under visse omstændigheder, og vi træffer passende foranstaltninger til at informere andre dataansvarlige, som behandler oplysningerne, om at du har anmodet om sletning af links til dine oplysninger, kopier af dine oplysninger og kopier af dine oplysninger.
- Tilbagetrækning af samtykke: Du kan tilbagetrække dit samtykke til databehandlingen, som du har givet os, og forhindre yderligere behandling, hvis der ikke er andre årsager til, at KWS kan eller skal behandle dine personoplysninger.
- Begrænsning: I visse tilfælde kan du anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine oplysninger.
- Portabilitet: Hvis du har tilvejebragt oplysninger for os på baggrund af en kontrakt eller et samtykke, kan du anmode om modtagelse af oplysningerne, der blev tilvejebragt af dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, eller om at vi sender dem til en anden dataansvarlig.
Ret til at gøre indsigelse
Sagsbaseret ret til at gøre indsigelse
Af årsager, der opstår pga. din unikke situation, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, der er baseret på begrundede interesser. Disse personoplysninger vil derefter ikke længere blive behandlet til disse formål, medmindre tvingende legitime årsager til behandlingen påvises, der tilsidesætter dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen har til formål at hævde, udøve eller forsvare retskrav.
For at udøve ovenstående rettigheder bedes du kontakte os ved hjælp af de angivne kontaktoplysninger.
Indsend en klage: Du kan indsende en klage om vores behandling til en databeskyttelsesmyndighed.
8. Kontaktoplysninger
Den dataansvarlige for databehandlingen er:
KWS Scandinavia A/S
Lysholt Allé 3
7100 Vejle
Tlf.: +45 5484 3211
E-mail: Databeskyttelse.dk@kws.com
Vejle, Oktober 2020